Jak wygląda organizacja i przebieg konferencji prasowej

Konferencja prasowa jest doskonałym sposobem poinformowania mediów o bieżących wydarzenia i najważniejszych informacjach. Ta forma spotkania umożliwia jednocześnie przeprowadzenie dialogu, połączone z dokładnym wyjaśnieniem wszelkich kwestii. Organizacja konferencji prasowej wymaga wykonania określonych działań, a także starannego przygotowania merytorycznego ze strony uczestników.

Ustalenie terminu i miejsca

Konferencja prasowa powinna zostać przeprowadzona w terminie i miejscu najbardziej odpowiadającym dziennikarzom. Do przeprowadzenia spotkania nie jest konieczne wynajmowanie ogromnej sali konferencyjnej w Warszawie, jednakże wybrane pomieszczenie musi zagwarantować uczestnikom odpowiednią przestronność oraz komfort pracy. Konferencja może zostać przeprowadzona zarówno w budynku, jak i w plenerze (w zależności od charakteru zebrania). Dlatego warto najpierw poszukać miejsca na konferencję, w tym przypadku będzie pomoże portal http://www.warszawa.salekonferencyjne.pl/.

Ustalenie terminu konferencji prasowej wymaga minimalnej znajomości harmonogramu pracy reporterów. Spotkanie najlepiej zorganizować w późnych godzinach porannych, przedpołudniowych bądź wczesnym popołudniem. Istotne jest również sprawdzenie, czy wyznaczony termin nie koliduje z innymi ważnymi wydarzeniami. Dogodnym czasem na przeprowadzenie konferencji, zgodnie z praktyką, są dni od wtorku do czwartku.

Udział ważnej osobistości

Zaproszenie powszechnie znanej, popularnej osoby może zdecydowanie podnieść znaczenie konferencji i przyciągnąć szersze grono dziennikarzy. Postać szczególnie ciekawa i koniecznie związana z tematyką organizowanego zebrania, powinna czynnie uczestniczyć w całym wydarzeniu, a także odpowiadać na pytania reporterów. Zaproszony gość nie może jednak swoją osobą przyćmić głównego celu wydarzenia.

Poinformowanie odpowiednich mediów

Informacja o organizowanej konferencji prasowej musi dotrzeć do dziennikarzy z minimum 24-godzinnym wyprzedzeniem. Jeśli stale współpracujemy z określoną grupą reporterów, wówczas zawiadomienie o spotkaniu możemy przekazać drogą telefoniczną. Korzystnym rozwiązaniem jest również przekazanie komunikatu o planowanej konferencji drogą mailową lub telefoniczną do wybranych redakcji i mediów. Zaproszenie do udziału w spotkaniu powinno być zwięzłe oraz zawierać takie informacje jak: termin, miejsce oraz tematyka zgromadzenia.

Przygotowanie do konferencji

Po stronie uczestników konferencji prasowej leży odpowiednie przygotowanie się pod względem merytorycznym. Niezwykle ważne jest, aby każdy z gości potrafił udzielić odpowiedzi na pytania pojawiające się ze strony dziennikarzy, a także wskazać wiarygodne źródło swoich informacji. Konferencja powinna odbywać się przy udziale ograniczonej liczby gości – dwa wystąpienia w zupełności wystarczą do zapewnienia rzeczowego przekazu.

Materiały dla mediów

Organizacja konferencji prasowej wiąże się z koniecznością przygotowania zestawu informacji dla dziennikarzy. Opracowane materiały związane z tematem spotkania należy przekazać reporterom tuż przed rozpoczęciem konferencji. Pakiet prasowy musi zawierać najważniejsze dane o konferencji, a w tym: komunikat prasowy, szczegółowy opis zagadnienia, wykaz osób uczestniczących w wydarzeniu wraz z danymi kontaktowymi oraz nieobligatoryjnie: program spotkania i zdjęcia.

Przebieg konferencji

Standardowo konferencja prasowa nie powinna trwać zbyt długo, czas 30-40 minut jest jak najbardziej odpowiedni. Przeciąganie spotkania może skutkować wyjściem dziennikarzy przed najważniejszym momentem i ich zniechęcenie do udziału w kolejnych wydarzeniach. W czasie przewidzianym na przeprowadzenie konferencji należy uwzględnić zadawanie pytań przez reporterów. Miejsce spotkania powinno być właściwie oznaczone i uzupełnione punktem informacyjnym z materiałami prasowymi. W czasie organizacji konferencji warto zadbać o jej punktualność oraz skromny poczęstunek.

Zakończenie spotkania

Po przeprowadzonej konferencji bardzo ważne jest zebranie wizytówek lub danych kontaktowych od zgromadzonych dziennikarzy, a następnie przekazanie im np. droga mailową podziękowań za udział w spotkaniu. Jest to również dobra okazja do wysłania uzupełniających materiałów. Pełen komunikat prasowy należy przekazać redakcjom i reporterom zainteresowanym tematom, którzy jednak nie mogli przybyć na konferencję.