RODO – wszystko, o czym powinien poinformować Cię Twój księgowy
25 maja 2018 roku w całej Unii Europejskiej weszły w życie nowe zasady ochrony danych osobowych, zwane w skrócie RODO. Od tej pory we wszystkich państwach członkowskich obowiązuje dokładnie takie samo prawo w tym zakresie. Polskie firmy mają więc obowiązek dostosowania się do wszystkich przepisów i zaleceń.
Każda mniejsza czy większa firma ma do czynienia z danymi osobowymi swoich klientów, kontrahentów czy partnerów biznesowych. Najwięcej wspólnego z tego typu wiedzą ma dział kadr, a także księgowa, która otrzymuje dane zarówno osób, dla których są wystawiane faktury, jak i wszystkich pracowników, do których idą wypłaty. Trzeba więc zadbać o to, by gromadzone w tych działach dane były odpowiednio gromadzone i przetwarzane zgodnie z najnowszymi przepisami RODO. A jest ich całkiem sporo i pod wieloma względami sporo się różnią od tego, co znajdowało się w dotychczasowej polskiej ustawie o ochronie danych osobowych.
Dane muszą być właściwie zabezpieczone
Księgowa w pewnym stopniu jest osobą, która gromadzi i administruje danymi. Odpowiada więc za bezpieczeństwo wszystkich informacji dotyczących klientów czy pracowników. Jednak to do właściciela firmy należy obowiązek zadbania o to, by wszystkie dane były gromadzone i przetwarzane w sposób bezpieczny i prawidłowy. Najlepszym rozwiązaniem jest gromadzenie danych w formie wirtualnej w odpowiednich dokumentach zabezpieczonych hasłami. Oczywiście, trzeba również pamiętać, by do wrażliwych danych osobowych nie miały dostępu osoby trzecie, najczęściej przypadkowe. Co więcej, każda osoba, która ma do czynienia z administrowaniem danych osobowych powinna przejść odpowiednie szkolenie, które przygotuje ją do pracy w nowych warunkach. Choć RODO przez wiele firm wydaje się być traktowane dosyć lekko, przepisów nie należy lekceważyć. Firmy, które nie dostosują się do nowych przepisów, muszą liczyć się z karami finansowymi, które mogą sięgać kilku milionów euro. Przepisy RODO przewidują nawet kary pozbawienia lub ograniczenia wolności dla podmiotów, które notorycznie będą uchylały się od wdrożenia zmian.
Udostępnianie ważnych informacji
Choć ochrona danych osobowych i informacji niejawnych jest prowadzona w większości firm na wysokim poziomie, są sytuacje, gdy niektórymi informacjami trzeba się podzielić z innymi podmiotami. Jest tak w przypadku analizy, jaką jest due diligence finansowe. To zaawansowane badanie kondycji finansowej firmy zlecane przez podmiot, który jest zainteresowany wejściem kapitałowym czy nabyciem spółki. Due diligence polega na wnikliwej analizie firmowych finansów, kwestii podatkowych i księgowych, dzięki czemu pozwala ocenić, jaka jest aktualna kondycja finansowa przedsiębiorstwa oraz jego szanse rozwoju na przyszłość. Żaden poważny podmiot nie wejdzie ze swoim kapitałem w spółkę, która nie udostępni mu najważniejszych danych, potrzebnych do podjęcia decyzji biznesowej.
Interesuje Cię tematyka finansów? Sprawdź również czym jest due diligence finansowe
