Cele organizowania konferencji

Konferencja jest unikalnym medium, które przekazuje informacje. Informacje takie można przekazać jednorazowo większej liczbie zainteresowanych słuchaczy. Konferencja jest idealnym sposobem na komunikację z ludźmi, którzy pracują w domu lub w terenie i na co dzień mają niewielki kontakt z firmą. Mogą wtedy poznać bliżej współpracowników oraz strukturę i cele firmy.

Pytanie jak wygląda organizacja i przebieg konferencji zawsze będzie budziło zainteresowanie , ale niestety nie można uzyskać na nie jednoznacznej odpowiedzi, co bardzo zależy od zapotrzebowań.  Ale jednak aby zorganizować konferencję na wysokim poziomie i taką, z której delegaci wyniosą dobre treści a organizatorzy będą w pełni zadowoleni należy podejmować świadome i przemyślane decyzje. Warto stworzyć listę kontrolną, której wyniki pokażą czy opłaca się taką konferencję organizować.

Konferencje są kosztowne. W zależności od tego czy zaprasza się delegatów z zewnątrz czy tylko pracowników trzeba wziąć pod uwagę koszty. Przy delegatach z zewnątrz może zajść potrzeba zakwaterowania ich czy pokrycie kosztów podróży. Podczas trwania konferencji należy również zorganizować dla uczestników poczęstunek wraz z kawą i herbata. To też generuje dodatkowe koszty.

W niektórych przypadkach trzeba też zapłacić za pomieszczenie do prezentacji i preselekcje. Chyba, że organizatorzy mają takie pomieszczenia na stanie firmy.

Styl zorganizowanej konferencji może się różnić i zależy od relacji jaka panuje między sponsorem a delegatem. Sponsor to organizacja, która płaci za a delegat to osoba, która uczestniczy w konferencji. Cały przebieg konferencji może więc zależeć od tego, czy delegaci muszą płacić za udział w konferencji oraz od tego czy konferencja jest obowiązkowa.

Warto pamiętać o miejsce przeprowadzenie konferencji, jest to bardzo ważny element.  Jak wiadomo Konferencje w Warszawie , hotele w Warszawie są najbardziej popularną lokalizacją dla takiego typu wydarzeń.

Kolejnym ważnym czynnikiem branym pod uwagę jest liczba celów konferencji. Tutaj należy skontaktować się z inicjatorami i określić  jakie cele chcą oni osiągnąć. Najlepiej jest ustalić dwa, trzy cele a następnie wybrać ten, który jest najważniejszy. Cele najlepiej formułować i zapisywać na papierze aby uniknąć później niedomówień, które mogą się pojawić. Cele nie mogą być sprzeczne i muszą być sprecyzowane tak, aby delegaci nie czuli się zdezorientowani podczas trwania konferencji. Proste pytania, np.: Co mają czuć delegaci po zakończeniu konferencji ułatwiają sprecyzowanie celów głównych i nadrzędnych.

Kolejnym krokiem do prawidłowej realizacji celów jest wyrażanie ich ilościowo. Wykorzystuje się do tego ankiety, które mierzą morale.

Konferencja będzie oceniana na podstawie tego czy cel główny został osiągnięty, czyli omówiony szczegółowo podczas trwania konferencji.