Informacja zwrotna w rekrutacji, czyli jak udzielać feedback kandydatom

Nowoczesny departament Human Resources musi reagować szybko i dostosowywać się do ciągłych zmian. W natłoku obowiązków rekruterom często nie starczy czasu na poprawną i rzetelną komunikację z kandydatami biorącymi udział w procesie rekrutacji. Jednak feedback dla kandydatów jest tak ważną kwestią, że długa lista zadań nie może być powodem, przez który nie udzielamy osobom zaangażowanym w rekrutację informacji zwrotnej. Dlaczego to tak istotne? Jakie konsekwencje może mieć dla firmy negatywne candidate experience? Jak zoptymalizować proces rekrutacyjny i za każdym razem znaleźć czas na feedback dla kandydatów? Podpowiadamy!

Feedback w rekrutacji – dlaczego jest ważny?

Oczekiwanie na informację zwrotną jest naturalną wręcz reakcją w komunikacji pomiędzy ludźmi, zwłaszcza w pracy. Pisząc maila do współpracownika, spodziewamy się odpowiedzi, zadając ważne pytanie przełożonemu, liczymy, że się do niego ustosunkuje, zgłaszając zapytanie do kadr, czekamy, aż uzyskamy satysfakcjonującą informację. Dlaczego inaczej miałoby to wyglądać w przypadku procesu rekrutacji? Kandydaci, zgłaszając chęć pracy w naszej firmie, angażują się w proces, poświęcając swój czas, dlatego należy im się szacunek.

Nie można także zapominać, że feedback w procesie rekrutacyjnym ma ogromny wpływ na tzw. candidate experience, czyli wszystkie doświadczenia kandydatów, których doświadczyli w trakcie rekrutacji oraz na employer branding, a tym samym – na opinię o pracodawcy na rynku.

Kandydaci, którzy na bieżąco dostają informację o tym, co dzieje się z ich kandydaturą czują, że są traktowani z szacunkiem i po partnersku. Doceniają, że rekruterzy poświęcili swój czas i przygotowali dla nich wartościowy feedback, który prawdopodobnie pomoże im wypaść lepiej w kolejnych procesach. Z kolei brak kontaktu ze strony organizacji, czy to po przesłaniu aplikacji, czy już po rozmowie kwalifikacyjnej jest niesamowicie frustrujący. Osoby, które aktywnie poszukują zatrudnienia chcą bowiem wiedzieć, czy dostaną pracę w danej firmie, czy jednak mają angażować się w nowe procesy.

Negatywna opinia o pracodawcy bardzo szybko rozprzestrzenia się wśród znajomych i rodziny nieodpowiednio potraktowanych kandydatów, a to może wpłynąć nawet na sytuację finansową przedsiębiorstwa – wszak w tym gronie mogą znajdować się klienci danej firmy, którzy po usłyszeniu tak niepochlebnych opinii, zrezygnują z jej produktów/usług. Właśnie dlatego candidat experience, a tym samym badanie doświadczeń kandydatów ubiegających się o pracę, powinien być na równi traktowany z innymi wskaźnikami, z których rozliczani są rekruterzy, jak np. time to hire czy candidate quality. Dodatkowo pracodawcy powinni raz na jakiś czas zapewniać specjalistom ds. zasobów ludzkich szkolenie z rekrutacji, które będzie adekwatne do aktualnej sytuacji na rynku pracy.

Feedback – ale jaki? Czyli jak udzielać informacji zwrotnej?

Oczywiście udzielenie negatywnej informacji zwrotnej po procesie rekrutacyjnym nie jest prostą rzeczą dla rekrutera. Każdy z nas woli bowiem przekazywać dobre wieści. Warto jednak mieć na uwadze, że taki feedback daje kandydatowi duże możliwości, dlatego powinien być przekazany w rozmowie telefonicznej bądź w formie indywidualnej wiadomości e-mailowej skierowanej do określonego kandydata, w której zawarte będzie szczegółowe uzasadnienie powodów niepodjęcia z nim współpracy.

Jak przygotować informację zwrotną, by przyniosła korzyść pracownikom i pracodawcy? Przede wszystkim w sposób taktowny i wyważony, a zarazem rzeczowy i konkretny. Feedback powinien być przecież merytoryczną ocenę kompetencji kandydata opartą na faktach, mocnych stronach i obszarach do rozwoju danej osoby. Analiza musi oczywiście oceniać kompetencje i umiejętności w kontekście wymagań danego stanowiska.

Tak przygotowana informacja zwrotna będzie dla kandydata idealną wskazówką w kwestii rozwoju osobistego, wskaże mu kierunek dalszych działań, podpowie, jakie kompetencje powinien zwiększyć, a więc pomoże mu w znalezieniu zatrudnienia. Kandydaci bardzo doceniają takie rozwiązania, często wyrażając się w superlatywach o danym pracodawcy, nawet jeśli nie dostali pracy, o którą się ubiegali.

Przygotowanie i udzielenie rzetelnej informacji zwrotnej dla wszystkich pracowników biorących udział w procesie rekrutacyjnym jest bardzo czasochłonnym zadaniem, jednak zdecydowanie wartym poświęcenia. Wbrew powszechnej opinii negatywny feedback, jednak przygotowany w konstruktywny i empatyczny sposób, nie wywołuje frustracji wśród kandydatów. Wręcz przeciwnie – po otrzymaniu profesjonalnej opinii od rekrutera czują się potraktowani z szacunkiem i wyrażają się o danym pracodawcy w pozytywny sposób. Warto więc zagospodarować ten obszar w swojej organizacji, wpływając dzięki temu na dobrą opinię o marce na rynku pracy.