Kurs Excel, czyli jak najłatwiej zrozumieć wady i zalety arkuszy kalkulacyjnych

W biznesie planowanie strategiczne jest niezbędne i wymaga aktualnych informacji w celu podejmowania kluczowych decyzji. Wybór odpowiednich narzędzi do wprowadzania, śledzenia, analizowania i przechowywania danych pomoże właścicielom i menedżerom w dokonywaniu najlepszych wyborów dla ich firmy. Jednym z elementów pakietu oprogramowania zwiększającego produktywność jest arkusz kalkulacyjny, który można dużo lepiej poznać decydując się na kurs Excel. Arkusze kalkulacyjne są popularne wśród księgowych i tych, którzy lubią zbierać i śledzić dane, jednak istnieją pewne ograniczenia, które mogą nie czynić ich najlepszym wyborem dla każdej aplikacji biurowej.

Zaleta: organizowanie danych

Arkusze kalkulacyjne są często narzędziem służącym do gromadzenia i porządkowania danych, co jest jednym z najprostszych z jego zastosowań. Informacje można łatwo umieszczać w schludnych kolumnach i wierszach, a następnie sortować według typu informacji. Chociaż duży zbiór danych może być przytłaczający, aby wyświetlić go w stanie surowym, narzędzia w programie pozwalają użytkownikowi tworzyć prezentacje, w których dane są analizowane i podłączane do wykresów kołowych lub tabel w celu łatwego przeglądania i interpretacji.

Wada: stronniczość użytkownika

Jednak wadą jest to, że prezentacje te zawierają tylko te informacje, które użytkownik wybiera do analizy, a zatem inne istotne informacje, które mogą mieć wpływ na podejmowanie decyzji, mogą zostać przypadkowo wykluczone. Aby raportowanie danych było bardziej przyjazne dla użytkownika i kompleksowe, firmy decydują się na korzystanie z dodatkowych narzędzi raportowania, zamiast polegać wyłącznie na arkuszu kalkulacyjnym.

Zaleta: usprawnia obliczenia

Nikt nie lubi spędzać całego czasu w pracy, wykonując powtarzalne obliczenia. Wielką zaletą arkuszy kalkulacyjnych jest to, że program wykonuje wszystkie obliczenia matematyczne za użytkownika. Po zapisaniu formuły i ustawieniu polecenia w programie można łatwo obliczyć złożone obliczenia dla powiązanych danych, które zostały wprowadzone. Dzięki temu użytkownicy mogą zadawać pytania typu „co by było, gdyby” i łatwo uzyskiwać odpowiedzi, których potrzebują, bez konieczności ponownego wykonywania obliczeń. Na przykład, jeśli arkusz kalkulacyjny jest skonfigurowany do obliczania zysku brutto, po zmianie dowolnej zmiennej, takiej jak koszt jednostkowy, koszty wysyłki lub rabat sprzedaży, oprogramowanie automatycznie przelicza nowy zysk brutto na podstawie nowych informacji.

Wada: nauka składni wymaga umiejętności

Trudność dla wielu użytkowników polega na tym, że obliczenia muszą zostać wprowadzone do arkusza kalkulacyjnego jako formuły. Wymaga to nauczenia się poprawnej składni dla każdego typu obliczeń, które chcesz wykonać. Chociaż dostępnych jest wiele szkoleń, które pomogą nauczyć się umiejętności niezbędnych do korzystania z tych formuł, wielu użytkowników nadal uważa je za trudne. Jeśli składnia jest niepoprawna, program nie zwróci poprawnych informacji po uruchomieniu obliczeń. Ponadto, jeśli użytkownicy wprowadzą nieprawidłowe dane, nawet w jednej komórce arkusza kalkulacyjnego, wpłynie to na wszystkie powiązane obliczenia i komórki i będą zawierały nieprawidłowe dane.