Organizacja konferencji – o czym trzeba pamiętać?

10Organizacja konferencji może wydawać się trudnym zadaniem. Zwłaszcza, jeśli robi się to po raz pierwszy. Dlatego warto przygotować sobie plan, obejmujący wszystkie najważniejsze aspekty takiego wydarzenia. Dzięki temu o niczym nie zapomnisz i poczujesz się pewnie. Krok po kroku zorganizujesz profesjonalną konferencję, szkolenie lub inne spotkanie firmowe, które zrobi pozytywne wrażenie na uczestnikach.

Na udany event składa się wiele czynników. Wśród nich znajdują się takie, które pozytywnie wpływają na atmosferę, lecz nie są konieczne do tego, by wydarzenie było udane. Można tu zaliczyć np. ozdoby i dodatkowe atrakcje. Nimi najlepiej zająć się na samym końcu. Dużo ważniejsze są te, które bezpośrednio wpływają na to, czy konferencja się powiedzie i spełni oczekiwania uczestników. Zalicza się do nich:

• Określenie liczby uczestników. To pierwsze zagadnienie, którym trzeba się zająć. Bez niego dalsza organizacja konferencji nie będzie możliwa. Ta informacja pomoże stworzyć wstępną wizję wydarzenia i umożliwi wybór właściwego obiektu.
• Wybór sali konferencyjnej. Odpowiednie miejsce to podstawa w organizacji konferencji. Na co zwrócić uwagę, wybierając taki obiekt? Przede wszystkim na wielkość sali. Musi ona umożliwiać swobodne poruszanie się. Dzięki temu osoby biorące udział w wydarzeniu będą czuły się komfortowo. Wpłynie to pozytywnie na ich zaangażowanie i ogólny odbiór spotkania. Ważnym elementem jest też catering. Profesjonalne hotele konferencyjne oferują specjalne menu na takie okazje, wraz z kompleksową obsługą.

• Odpowiednie wyposażenie. Dobre oświetlenie, sprawny rzutnik, ekran i nagłośnienie to aspekty, o których każdy organizator konferencji musi pamiętać. Są one niezbędne, aby uczestnicy w pełni mogli skorzystać ze szkolenia. Na tym etapie trzeba się też zastanowić, czy potrzebny będzie dostęp do Internetu. W zależności od pory roku, warto również zwrócić uwagę na klimatyzację lub ogrzewanie.
• Dogodny dojazd. W przypadku tego typu eventów liczy się przede wszystkim komfort uczestników konferencji. Należy wybrać tak zlokalizowany obiekt, aby każdy bez problemu mógł do niego dotrzeć. Ważnym elementem jest również odpowiednia ilość miejsc parkingowych.
• Czas potrzebny do pełnej realizacji wydarzenia. Konferencje prowadzone w pośpiechu nigdy nie są dobrze odbierane. Warto wcześniej sporządzić dokładny harmonogram z podziałem na godziny. Dzięki niemu organizacja szkoleń i konferencji będzie dużo łatwiejsza. Daje informację o tym, ile czasu trzeba poświęcić najważniejszym zagadnieniom i jak je rozłożyć w ciągu dnia.

Wyżej wymienione elementy są niezbędne do zorganizowania udanego eventu firmowego. Po ich przygotowaniu zdecydowanie łatwiej będzie dopasować na przykład dodatkowe atrakcje i materiały szkoleniowe. Dzięki temu organizacja konferencji przebiegnie sprawnie, a wydarzenie zrobi pozytywne wrażenie na uczestnikach.