Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu? Kto jest do tego zobowiązany?

O tzw. kilometrówce powinien wiedzieć każdy przedsiębiorca, który wykorzystuje firmowy samochód osobowy do celów zawodowych. Na tej podstawie 100% wydatków eksploatacyjnych pojazdu można „wrzucić” do jednego worka z kosztami prowadzenia działalności gospodarczej. Na co zwrócić uwagę, by prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w prawidłowy sposób? Co powinno się w niej znaleźć? Od jakiego momentu powinno się ją prowadzić?

Ewidencja przebiegu pojazdu – co to jest i kto jest zobowiązany do jej prowadzenia?

Ewidencja przebiegu pojazdu nazywa się inaczej „kilometrówką”. Pozwala rejestrować wydatki związane z eksploatacją pojazdu, którego używa się, prowadząc konkretną działalność gospodarczą. Kilometrówkę określa się także jako oficjalne zestawienie przejazdów służbowych samochodem osobowym. Dotyczy to zarówno eksploatacji ze strony przedsiębiorcy, jak i jego pracowników.

Dowodem na wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie dla celów służbowych jest właśnie ewidencja przebiegu pojazdu. Pozwala to firmie w całości zaliczyć koszty eksploatacyjne do kosztów uzyskania przychodów. Samochód musi być zgłoszony w urzędzie skarbowym poprzez formularz VAT-26.

Ewidencję przebiegu pojazdu mogą prowadzić także osoby zatrudnione w danej firmie, które odbywają podróże służbowe i wyjeżdżają na delegacje swoim prywatnym samochodem. Na tej podstawie pracownik może otrzymać od pracodawcy zwrot środków za podróż. Kwotę tę ustala się, biorąc pod uwagę stawkę za jeden kilometr oraz przebieg pojazdu.

Jakie dane powinny znaleźć się w dokumencie? Ewidencja przebiegu pojazdu wzór

Kilometrówkę prowadzi się od dnia rozpoczęcia użytkowania samochodu w celach służbowych do momentu zakończenia wykorzystania auta dla obowiązków firmowych. Ewidencja przebiegu pojazdu jest ważna tylko wtedy, gdy zawiera wszystkie niezbędne elementy. Wśród nich wymienia się: numer rejestracyjny samochodu, imię i nazwisko osoby, która kieruje samochodem, datę, w której rozpoczyna się dany wyjazd, liczbę przemierzonych kilometrów w trasie, określenie miejsca wyjazdu i zakończenia trasy. Dodatkowo, w dokumencie powinno być uwzględnione, kiedy rozpoczęło się prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz powinno się podać stan licznika na początku i końcu prowadzenia kilometrówki. Wskazane jest także określenie celu podróży.

Co jeszcze warto wiedzieć o prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu?

Przedsiębiorcy, których dotyczy prowadzenie kilometrówki, powinni trzymać rękę na pulsie i znać swoje obowiązki oraz prawa. Warto podkreślić, że samochód, którego używa się w celach służbowych wcale nie musi być własnością firmy. Ewidencję przebiegu pojazdu można prowadzić, posiadając auto, którego używa się w ramach leasingu, umowy użyczenia lub umowy dzierżawy. Co można zaliczyć do kosztów, które dotyczą użytkowania pojazdu? Są to m.in. opłaty, które należy uiścić za przejazd na autostradach, opłaty parkingowe, składki na ubezpieczenie samochodu, koszty paliwa, różnego rodzaju usługi serwisowe oraz naprawy i wymiany części.

Polecamy:
Kiedy należy wystawić fakturę, by nie złamać prawa?