Techniczna strona konferencji – o tym się nie zapomina?

1

Konferencje zazwyczaj kojarzą nam się z nudnym obowiązkiem zawodowym, który najczęściej należy po prostu wypełnić. Na szczęście nie zawsze tak jest, a konferencje zawodowe dają pracownikom zdobycia wiedzy, poszerzenia umiejętności czy często poznania inspirujących osób z naszego środowiska zawodowego. Aby jednak konferencja w pełni się udała , a jej uczestnicy z niej skorzystali warto zadbać o każdy jej szczegół, począwszy od prelegentów, kończąc na bardziej przyziemnych kwestiach związanych z jej organizacją, jak na przykład z nagłośnieniem i techniczną obsługą całego przedsięwzięcia.

Jak zorganizować konferencję w pracy?

Konferencja- najczęściej organizowana w pracy, ma na celu omówienie ważnych, bieżących spraw firmy albo przyjrzenie się „nowościom” w swojej branży, co ma charakter edukacyjny. Niezależnie od tego, jaki jest powód oraz tematyka przewodnia spotkania konferencyjnego w pracy, ważne jest odpowiednie jej zorganizowanie, dzięki czemu całe spotkanie przebiegnie sprawnie i bez zakłóceń, a uczestnicy spotkania wyniosą ze spotkania jak najwięcej. Oprócz wspomnianych wcześniej prelegentów, przemawiających w określonym porządku oraz kwestii związanych z miejscem, w którym odbywać się będzie samo spotkanie, warto zadbać o bardziej techniczną stronę samego spotkania.

pobrane-1Choć wydaje się to nieprawdopodobne, to często zapomina się o tym aspekcie, zwłaszcza w sytuacji, kiedy konferencja ma nieco mniejszy zasięg. Warto więc oprócz samego przygotowania merytorycznego zadbać o techniczne przygotowanie całego spotkania. Jedną z pierwszych, najczęściej wykorzystywanych rekwizytów jest cały sprzęt służący do wyświetlenia pomocy, takich jak prezentacje, statystyki czy wszelkiego rodzaju dokumenty. Do udostępniania wymienionych pomocy potrzebny będzie komputer oraz projektor, który umożliwi udostępnienie uczestnikom konferencji przygotowanych materiałów. Przydatna może się okazać również szafka na tv, ponieważ znacznie ułatwia pracę podczas konferencji.

Przy dużych spotkaniach konferencyjnych istotną rolę odgrywa odpowiednie nagłośnienie, umożliwiające kontakt z uczestnikami spotkania. Chodzi głównie o odpowiednie podpięcie i rozstawienie głośników, mikrofonów itp. oraz czuwanie nad nimi przez cały czas spotkania, aby uchronić sprzęt od wszelkich usterek. Organizując konferencję, warto również postawić na stałe połączenie z Internetem oraz inne dodatki, które wpłyną na samą jakość prowadzonego spotkania.

Jakie pomysły?

Organizując konferencję można samodzielnie zadbać o wszystkie aspekty związane z samą organizacją spotkania lub zdecydować się na usługi firmy zewnętrznej. Na rynku pojawia się coraz więcej firm zajmujących się fachową organizacją imprez właśnie od strony technicznej, co usprawnia sam przebieg imprezy, niezależnie od jej charakteru. Każde spotkanie, także konferencja wymaga odpowiedniego przygotowania, również od strony technicznej. Chociaż część spotkań zawodowych odbywa się w niewielkim, zawodowym gronie, to należy każde z tych spotkań przygotować adekwatnie do charakteru i rozmiaru samego spotkania, co ułatwia sam przebieg konferencji.