Zgubione dokumenty w przeprowadzce przedsiębiorstwa – co dalej?
Podobnie jak w przypadku każdego głównego projektu, właściwe planowanie i organizacja mają kluczowe znaczenie dla pomyślnego przeniesienia biura. Kiedy podjęta zostanie decyzja o przeprowadzce przedsiębiorstwa, pierwszym zadaniem jest utworzenie planu. Jest to jeden z najważniejszych kroków podejmowanych w biurze i wpływa właściwie na całą resztę.
Plan relokacji biura określa zadania niezbędne do zakończenia pomyślnej przeprowadzki. Powinien również określać, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i kiedy te zadania muszą zostać zakończone. Poprzez utworzenie konspektu każdego kroku w procesie przeprowadzki zapewnia się wykonanie niezbędnych zadań w wymaganym czasie. Po wykonaniu dobrego planu projektu, przestoje i utrata wydajności są ograniczone do minimum, ponieważ przeprowadzka jest pomyślnie zakończona w określonym czasie i zaplanowanym budżecie.
Przeprowadzka a dokumentacja
Nie jest to żadną tajemnicą, iż przeprowadzka przedsiębiorstwa stanowi doskonałą okazję do, tego by wreszcie zrobić porządki we wszelkich dokumentach. Jednak najważniejsze jest to, by w trakcie przeniesienia przedsiębiorstwa do nowej lokalizacji pamiętać także o dodatkowym zabezpieczeniu ważnych dokumentów firmowych.
W jaki sposób to zrobić?
Przede wszystkim dobrze jest w przypadku wszelkich dokumentów, a już na pewno tych najważniejszych zadbać o to, by posiadało się je nie tylko w papierowej wersji. XXI wiek wszakże pozwala nam na wersje elektroniczne, których utworzenie nie jest ani skomplikowanym, ani długotrwałym procesem. Istotne informacje w celu ich zabezpieczenia zawsze mądrze jest przenieść na nośniki pamięci czy twardy dysk (również ten wirtualny).
Poza tym w obliczu przeprowadzki warto:
• dokonać porządków i segregacji w posiadanych dokumentach
• wprowadzić cyfryzacje dokumentów
Wracając jednak do tematu – ewentualnemu zagubieniu ważnych dokumentów firmowych można zapobiec przede wszystkim korzystając z usług wysokiej klasy, doświadczonej firmy przeprowadzkowej oraz poprzez zabezpieczenie elektronicznych form dokumentów. Niemniej jednak wszyscy wiedzą, że wypadki chodzą po ludziach – tym bardziej w obliczu tak zawiłego procesu, jakim jest przeprowadzka – więc nierzadko może dojść do sytuacji, w której mimo wszystko do takiej zguby dochodzi. Co wtedy?
Pierwszy krok, jaki może podjąć przedsiębiorca to zrobienie wszystko, co w jego mocy w kierunku próby odtworzenia takowych dokumentów tzn można zwrócić się do kontrahentów o wystawienie duplikatów czy też wystawić własne dowody księgowe. Jeszcze innym rozwiązaniem, jest skorzystanie z pomocy w banku w ustaleniu przychodów i wydatków. Poza tym zalecane jest skontaktowanie się z urzędem skarbowym i zgłoszenie tam zaistniałego faktu zguby.
W piśmie skierowanym do US powinny się znaleźć między innymi informacje takie jak: data i miejsce sporządzenia pisma, wszystkie dane podatnika i urzędu skarbowego do którego kieruje swoje pismo, a co najważniejsze musi się tam znaleźć opis tego jakiego typu dokumenty zostały utracone i za jaki okres.
Poradnik opracowano wspólnie z firmą www.przeprowadzkakatowice.pl
