A high angle shot of a lock on a black computer keyboard on a black surface

Chcąc przestrzegać przepisów związanych z ochroną danych RODO powinniśmy jako przedsiębiorcy poddać organizację ocenie ryzyka związanego z zabezpieczeniem danych. Ocena ryzyka RODO jest bardzo złożona i szczegółowa, ulega zmianom w czasie w zależności od tego, kogo się tyczy, jakie są procedury wewnętrzne firmy oraz profil działalności i sposób współpracy z klientem.

Gromadzenie i przetwarzanie danych

Aktualnie według obowiązującego prawa każdy przedsiębiorca operujący danymi osobowymi musi przestrzegać przepisów RODO. Z tym wiąże się konieczność wykonania określonych czynności jak ocena ryzyka RODO. Zadaniem opracowania oceny ryzyka jest określenie słabych stron firmy, jakie zostały zidentyfikowane, jak również i takich które mogą wystąpić w kontekście bezpieczeństwa danych osobowych, ich gromadzenia i przetwarzania. Analiza tego typu pozwala uświadomić sobie skalę ryzyka i skłonić do stopniowego usuwania nawet zagrożenia wystąpienia takiego ryzyka. Podejmowane środki zapobiegające nieprawidłowościom mają na celu zapewnić klientom maksimum ochrony i bezpieczeństwa ich danych. W zależności od tego czym zajmuje się firma, ryzyka te mogą być różne, może być ich kilka, jedno lub bardzo wiele. Zdarza się iż wybrane ryzyko nie zależy bezpośrednio od firmy. Na podstawie zebranych dnaych można oszacowac n ile ryzyko jest realne, co można zrobić aby je zminimalizować.

Istotne kwestie – delikatny temat

Przepisy RODO zrodziły wiele utrudnień dla podmiotów gospodarczych, jednak nie pojawiły się znikąd, a są odpowiedzią na konkretne potrzeby konsumentów. Brak kontroli kto, jak, gdzie i kiedy, jak długo może i wykorzystuje w dowolnych celach dane osobowe sprawił, że stało się to uciążliwe i niebezpieczne. Jednocześnie każdy ma prawo oczekiwać poszanowania swojej prywatności udostępniając swoje dane. W pewnym zakresie nie jest możliwe prowadzenie biznesu bez gromadzenia danych osobowych. Konieczność ich podania stwarzała możliwość ich wykorzystania przez niepowołane osoby, gdy baza tego rodzaju danych nie był w żaden sposób chroniona. Obecnie jest to praktyka niedopuszczalna i bardzo rzadka na rynku.

Administrator danych osobowych

Osobą właściwą do wykonania oceny ryzyka RODO jest administrator danych lub podmiot jako taki, którego analiza dotyczy. W wielu firmach ocenę ryzyka RODO regulują wewnętrzne procedury postępowania. Kluczowy jest plan zarządzania ryzykiem, który obejmuje nie tylko sposoby szacowania, metody oceny ale również harmonogram podejmowanych działań kontrolnych i naprawczych.

Wykonując ocenę ryzyka należy proces zarządzania danymi podzielić na etapy, po czym na każdym etapie poddać analizie potencjalne ryzyka, zagrożenia. Zwykle proces ten obejmuje etap zapowiedzi gromadzenia danych, samo gromadzenie, przechowywanie, przetwarzanie, usunięcie danych. Przepisy RODO to nie tylko obowiązki przedsiębiorcy, ale również prawa klienta, który posiada wgląd do swoich danych, procesu ich przetwarzania, możliwość cofnięcia zgody na ich wykorzystywanie, określenia celu przetwarzania danych itd. Warto zwrócić uwagę, by procedury RODO nie były jedynie martwymi zapisami, ale aby przedsiębiorca faktycznie przestrzegał wypełnianych przez klientów oświadczeń woli pod kątem RODO.