Kiedy należy wystawić fakturę, by nie złamać prawa?

Ustawa o VAT, w art. 106-108 reguluje bardzo szczegółowo zasady fakturowania. Opisuje obowiązki przedsiębiorcy w zakresie wystawiania faktur bezpośrednio po zakończeniu aktu sprzedaży, ale dopuszcza również wystawienie jej  przed dokonaniem transakcji. W ustawie można znaleźć zasadę ogólną dla tego etapu sprzedaży oraz wyjątki dla poszczególnych rodzajów sprzedaży.

Zasada regulująca warunki wystawiania faktur

Ustawa o VAT informuje, że przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury VAT nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa towaru lub zrealizowano usługę opodatkowaną podatkiem VAT. Regulacje biorą pod uwagę różnego rodzaju warianty sprzedaży, jednak termin wystawienia odnosi się do nich w sposób niezmienny. Powyższe, obligatoryjne wskazanie terminu odnosi się również do:

• faktury zaliczkowej dla części lub całości zapłaty
• faktury wystawianej na żądanie osoby fizycznej, nieprowadzącej działalności gospodarczej , pod warunkiem jednak, że zgłoszenie zapotrzebowania faktury wpłynie do przedsiębiorcy do końca miesiąca, w którym dokonano transakcji, jeżeli prośba o fakturę nastąpi później, przedsiębiorca musi zrealizować życzenie w terminie 15 dni od wniesienia takiego żądania

Przedsiębiorca realizuje ten obowiązek, wykorzystując w pracy księgowej łatwy program do wystawiania faktur. 

Fakturę można wystawić również przed dokonaniem sprzedaży

Przedsiębiorca może wystawić też fakturę jeszcze przed dokonaniem sprzedaży oraz przed otrzymaniem zapłaty za towar czy świadczoną usługę. Może tego dokonać nawet na 30 dni przed realizacją transakcji, jednak nie dłużej. Faktury VAT nie mogą bowiem zostać wystawione wcześniej niż 30 dni przed:

• terminem dostawy towaru
• realizacją usługi
• otrzymaniem zapłaty w części lub całości

Faktura wystawiana przed dokonaniem sprzedaży musi jednak spełnić kilka warunków. Przede wszystkim nie może ona zawierać informacji, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy, np.:

• usługi czy dostawy towaru, które posiadają z góry ustalone terminy płatności i rozliczeń
• opłat za media
• usług najmu, leasingu, dzierżawy, ochrony osób, stałej obsługi prawnej czy biurowej
• sprzedaży na odległość towarów importowanych, zawartych w przesyłkach o rzeczywistej wartości, takiej, która nie przekracza równowartości wyrażonej w złotówkach kwoty 150 euro

Dlaczego termin wystawienia faktury jest tak istotny?

Łatwy program do wystawiania faktur wyręcza przedsiębiorcę w planowaniu i pamiętaniu o konieczności wystawienia faktury. W każdym momencie można z niego skorzystać, nie odkładając tej czynności na później. A dlaczego termin wystawienia faktury ma tak ogromne znaczenie dla podatnika? Najczęściej bowiem obowiązek podatkowy uruchamia się w chwili wykonania usługi lub dostawy towaru. Jednak w wielu przypadkach obowiązek podatkowy, wiążący dla przedsiębiorcy, powstaje dokładnie w momencie wystawienia faktury, a dotyczy to:

• dostawy i usługi dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej czy gazu przewodowego
• dostarczenia usług tele i radiokomunikacyjnych
• najmu, dzierżawy, leasingu
• ochrony osób, ochrony i dozoru
• obsługi prawnej i biurowej
• usług budowlanych i montażowych
• dostawy książek i czasopism drukowanych

Jeżeli obowiązek podatkowy powstaje dokładnie w dniu wystawienia faktury, a ona nie została wystawiona, obowiązek podatkowy powstaje w momencie upływu terminu wystawienia faktury, zgodnie z art. 106i ust, 3 oraz 4 ustawy o VAT. Jeżeli termin ten nie został ustalony, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności za fakturę.