Ochrona dokumentów fizycznych w świetle ustawy rodo

od koniec ubiegłego roku Parlament Europejski i polski Rząd osiągnęły porozumienie w sprawie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (rodo) zaproponowanego przez Komisję Europejską. Nowe przepisy, które weszły życie w maju 2018 r., stanowią największą zmianę w prawodawstwie dotyczącym ochrony danych od początku istnienia Internetu. Będą miały wpływ na każdą organizację na świecie, która obsługuje dane osób pochodzenia europejskiego.

Według firm zajmujących się zarządzaniem i magazynowaniem informacji są to reformy, które mają na celu odzwierciedlenie zmieniających się potrzeb gospodarki cyfrowej i promowania praw do prywatności danych, ale mogą okazać się trudne do zastosowania w przypadku informacji w formie papierowej.

Aby pomóc firmom w zapewnieniu, że ich dokumentacja papierowa nie narusza przepisów, przygotowaliśmy we współpracy z https://www.wyposazeniegaudia.pl/ następujące wskazówki dotyczące niektórych kluczowych komponentów rodo:

1. Upewnij się, że możesz znaleźć potrzebne informacje

Zanim zdejmiesz lub usuniesz informacje, musisz móc je znaleźć. Reformy umożliwią konsumentowi “prawo do bycia zapomnianym” w prawie europejskim, a przedsiębiorstwa będą musiały odpowiedzieć na wnioski o usunięcie danych osobowych. Niestety, chociaż może być łatwo usunąć dane cyfrowe bazy danych, trudno jest czasem je odnaleźć w tonach papierów.

Okazuje się też, że że blisko jedna czwarta (22 procent) firm nie ma polityki dotyczącej wypełniania dokumentów papierowych i pozwala pracownikom decydować, co z nimi mają robić i jak ta ochrona dokumentów ma wyglądać. W rezultacie w wielu organizacjach żadna pojedyncza osoba ani zdefiniowany zespół nie ma pełnego nadzoru nad tym, jakie informacje są przechowywane i czy meble metalowe w których się znajdują są do tego odpowiednio przygotowane. Nawet jeśli informacje można znaleźć, istnieją praktyczne wyzwania związane z częściową edycją dokumentów, często wykonywaną ręcznie.

Dlatego w świetle rodo zaleca się organizacjom identyfikację działów i obszarów funkcjonalnych, które najprawdopodobniej utworzą i zachowają zapisy zawierające informacje umożliwiające identyfikację osób, a także będą priorytetowo traktować bezpieczne przechowywanie tych danych. Organizacje powinny również wdrożyć i egzekwować przejrzysty system archiwizacji i identyfikacji wszystkich zapisów papierowych, z metadanymi zaznaczonymi na pudełkach i kartonach, z wyraźnie określonymi prawami dostępu .

2. Bądź świadom, że papierowe dokumenty mogą być łatwo skopiowane

Jasno zdefiniowane procesy zarządzania informacjami od stworzenia do bezpiecznego niszczenia same w sobie mogą nie wystarczyć, gdy w grę wchodzi tak zaawansowana ochrona danych. Papier może prześlizgnąć się przez szczeliny najbardziej rygorystycznej klasyfikacji informacji i polityki przechowywania, po prostu przez kopiowanie lub drukowanie i pozostawanie w pobliżu, czasem dokumenty są niedbale usuwane. To ważne do wzięcia pod uwagę, nawet gdy wybiera się zwykłe meble metalowe bo wiele europejskich incydentów związanych z bezpieczeństwem danych, które skutkują karą wynika z błędu ludzkiego w obsłudze dokumentów papierowych. W konsekwencji, pomimo najlepszych intencji organizacji, aby spełnić prośbę o usunięcie danych, pracownicy mogą utrzymywać dane przy życiu w szufladzie biurka lub w biurze w domu.